RH : mettez en place un dashboard automatisé et améliorez vos campagnes de recrutement ! 

DRH et HR Business Partner, vous savez à quel point il peut être compliqué de prendre les bonnes décisions quand vous manquez de visibilité sur les stratégies RH mises en place. Un tableau de bord, ou dashboard RH automatisé, s’avère idéal pour avoir une vision d’ensemble et, par conséquent, pour économiser du temps et de l’argent lors de vos prochaines campagnes de recrutement. Comment ? C’est justement le sujet de cet article. 

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Qu’est-ce qu’un dashboard RH ?  

Un dashboard, ou tableau de bord RH, est un outil qui regroupe un ensemble de statistiques appelées KPIs. Ces données permettent de comparer la situation espérée et la situation réelle d’une campagne de recrutement. En bref, le dashboard fournit au recruteur une vision concrète des résultats envisagés et des résultats réels d’une stratégie RH. On le voit, c’est l’outil indispensable pour savoir si les actions lancées sont efficaces. Un dashboard va vous accompagner tout au long du processus d’engagement. Vous pourrez vous y référer en tout temps et y trouver toutes les informations dont vous avez besoin.  

Mais avant de mettre en place votre tableau de bord, il fait d’abord cibler vos objectifs SMART (= Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables et Temporels) pour votre campagne de recrutement. Il vous faudra également définir une liste de KPIs pour suivre l’avancée et les retombées de la campagne. Vous vous assurez ainsi que la stratégie marketing RH mise en place remplisse bien ses objectifs. 

Pourquoi créer un dashboard ?    

Comme évoqué précédemment, réaliser un dashboard RH permet tout d’abord d’avoir une vision réelle, grâce à des données concrètes (statistiques), d’une campagne de recrutement. Elle permet aussi aux recruteurs de constater l’efficacité d’une stratégie RH. Vous pourrez ainsi voir combien le nombre de candidatures reçues, le nombre de dossiers qualifiés, etc. En bref, vous allez pouvoir vérifier si les objectifs fixés ont bien été atteints.  

Si ce n’est pas le cas, vous pourrez optimiser la campagne en cours et résoudre les problèmes émergents avant qu’ils n’aient un impact significatif sur l’entreprise. Dans tous les cas, vous ciblez les points à améliorer pour des recrutements plus qualitatifs à l’avenir. 

Avec un outil tel que le dashboard, vous avez une vue d’ensemble des résultats. Vous pouvez facilement et rapidement suivre tel indicateur et mesurer les effets de vos actions. Cet outil va vous faciliter grandement la vie et améliorer vos recrutements !  

Et qui dit recrutements plus qualitatifs, dit aussi économie d’argent et de temps. Ce dernier point est notamment rendu possible grâce à l’utilisation d’un dashboard automatisé. Et nous y venons justement ! 

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Comment réaliser un dashboard RH ?   

Version manuelle ou automatisée ? 

Commençons par l’éternel débat : dashboard automatisé ou manuel ? Vous vous en doutez, nous allons plaider pour la cause de l’automatisé ! Un dashboard, c’est extrêmement utile, mais si vous passez un temps considérable pour le maintenir à jour, cela peut vite être décourageant ! La meilleure option sera donc de se diriger vers une solution automatisée. Vous allez ainsi pouvoir bénéficier de tous les avantages d’un dashboard, en toute simplicité. 

Voici les principaux avantages à opter pour une solution automatisée :  

• Gagner du temps : lorsque votre directeur vous demande des informations sur les ressources humaines, deux solutions s’offrent à vous : soit vous avez opté pour le tableau manuel et vous faites donc des heures supplémentaires pour produire ce rapport, soit vous avez opté pour l’automatisé et vous avez déjà toutes les données sous la main. 

• Prédire l’avenir : là où les tableaux de bord manuels offrent des analyses simples, l’algorithme des dashboards automatisés possède une forte puissance prédictive. Ainsi, grâce à la répétition des mêmes schémas, vous pouvez avoir un aperçu du comportement des employés (ceux qui risquent de quitter l’entreprise, par exemple) et des prochaines campagnes de recrutement. Une grande valeur stratégique ! 
• Conserver sa crédibilité : l’erreur est humaine. Ainsi, opter pour un dashboard automatisé réduit grandement le risque d’erreur de saisie et vous évite de recevoir les foudres de votre patron. 

Choisir le bon outil  

Vous pouvez choisir un dashboard RH intégré à votre SIRH, comme Talentsoft, Cornerstone OnDemand, altays ou encore workday. Ou bien vous pouvez utiliser des outils externes comme Google Data Studio, très efficace également pour gérer vos données. 

Mais quel que soit l’outil choisi, le fonctionnement reste le même. Les données seront injectées dans cet outil, et vous pourrez y accéder en toute simplicité. Pour choisir votre outil, il faudra s’assurer de trouver une option compatible avec votre SIRH et que vous appréciez. 

Sélectionner des statistiques réellement utiles 

Une fois l’outil trouvé, il est temps de définir vos objectifs et les KPIs qui permettront de suivre l’atteinte ou non de ces mêmes objectifs. Voici une liste non exhaustive de metrics à surveiller pour votre programme de recrutement : 

• Délai écoulé entre la rédaction et la parution de l’offre d’emploi 
• Délai écoulé entre la parution et la réception du premier CV 
• Nombre de dossiers (CV et lettres de motivation) reçus 

• Pourcentage de dossiers qualifiés 
• Nombre de candidats vus en entretien 
• Durée moyenne d’un entretien 
• Durée moyenne pour pourvoir un poste 
• Coût total de la procédure de recrutement 

Le dashboard n’est pas utile uniquement lors des recrutements, mais il peut être utilisé pour mesurer différents aspects liés au travail. Vous pouvez également inclure des données sur la fidélisation et le bien-être des employés (taux de rétention, taux d’absentéisme…). 

Mais il peut aussi être utilisé dans une optique de Marque Employeur : vous pourrez l’utiliser pour jauger votre notoriété auprès des Talents (nombre de followers sur les différents réseaux sociaux, taux d’embauche par cooptation…). Ou encore dans un aspect marketing, par exemple pour mesurer le succès d’une publicité pour recruter. Vous le voyez, les possibilités sont immenses ! 

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Privilégier la bonne mise en page 

Votre tableau de bord en ressources humaines, alimenté par de multiples données et automatiquement mis à jour, n’est pas une finalité en soi. Eh oui, parce que le plus précieux n’est pas la data, mais ce que vous en faites. 

Le dashboard RH doit donc être intuitif et très visuel pour que vous puissiez comprendre en un coup d’œil les données-clés. Créer un tableau de bord trop compliqué avec des données non pertinentes aurait une utilité bien moindre pour votre stratégie de recrutement. 

Il faut donc veiller à ne pas s’éparpiller. À vouloir inclure trop de données et d’informations, on peut vite être perdu. Et on risque aussi de ne plus suivre ses objectifs premiers, c’est-à-dire ceux que vous avez définis en préambule grâce à la méthode SMART. Pensez donc à inclure une sélection d’indicateurs véritablement pertinents. Vous pourrez aussi supprimer, par la suite, ceux qui vous paraissent superflus, ou, au contraire, en ajouter de nouveaux.  

Notre conseil : construire un tableau de bord avec un nombre limité de données, mais dont vous avez besoin de manière quasi quotidiennes. Ainsi pas de risque de vous perdre dans toutes les statistiques présentées dans cet outil! 

Enfin, quand on parle d’une bonne mise en page, il va aussi s’agir d’utiliser un dashboard avec un design agréable. Cet outil doit pouvoir vous aider, c’est pourquoi il faut choisir une option intuitive et facile à utiliser.  

En conclusion 

Le digital a révolutionné le monde des ressources humaines en offrant des possibilités inédites aux professionnels de cette branche. Et le dashboard automatisé se profile comme un outil indispensable au RH 3.0. Il va lui faciliter la vie et le faire gagner en performance. Grâce à ce dashboard, il saura, en un clin d’œil, où il en est dans ses recrutements. Le nombre de CV reçus, la durée du recrutement, son coût… sont quelques indicateurs stratégiques qu’il pourra suivre. Mais le dashboard est aussi un outil Marque Employeur qui permet de mesurer la notoriété de la marque ou d’un savoir plus sur vos équipes. 

Vous avez donc tout intérêt à investir dans ce type d’outil, trouver celui qui vous convient le mieux en fonction de votre façon de travail et de vos besoins en recrutement. Ainsi, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur votre corps de métier : le recrutement ! 

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