Marque Employeur : pourquoi et comment soigner son onboarding ? 

Vous avez sélectionné le candidat idéal ? Il faut maintenant le fidéliser ! Son expérience commence dès qu’il est embauché. C’est pourquoi il faut soigner votre onboarding, partie intégrante de votre Marque Employeur. Vous pourrez ainsi constituer des fondations solides à la relation que vous allez bâtir avec votre nouvel employé, et ainsi favoriser l‘engagement de ce Talent. Nous vous dévoilons, étape par étape le processus pour bien intégrer vos nouvelles recrues.  

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Un accueil réussi : un atout pour votre Employer Branding 

La Marque Employeur ne se limite pas à l’attraction de Talents via des contenus bien pensés. Il s’agit aussi de favoriser l’arrivée du nouveau collaborateur dans les meilleures conditions possibles. 

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Miser sur la première impression 

Il est important de prévoir l’arrivée de votre nouvelle recrue à différents niveaux pour renvoyer une image positive de votre Employer Branding. La première impression doit être cohérente avec toute votre stratégie RH et la réalité de votre entreprise. Certains employés admettent qu’ils pensent à quitter une entreprise dès le premier jour. Les causes ? Une mauvaise organisation, le sentiment de ne pas avoir été considéré, etc. Votre onboarding et votre Marque Employeur se définissent par un élément clé : l’humain. Soyez donc disponible et accueillant dès le début. Sinon, vous risquez de voir partir les employés que vous vous êtes donné tant de mal à recruter ! Pensez a soigner votre e-réputation

Confirmer votre image 

C’est le moment de l’onboarding. Après avoir sélectionné un candidat et avoir reçu une réponse positive, vous devez rapidement préparer son arrivée. Cela va passer par une organisation scrupuleuse. C’est toute votre image en tant qu’employeur que vous mettez en jeu. Il est conseillé de faire attention aux détails suivants : 

• Une communication claire et complète (date de début d’engagement…) 
• Une logistique préparée à l’avance (création des accès informatique, préparation de la place de travail…) 
• Un accueil humain (mentor pour recevoir le nouveau venu, visite des locaux) 

Mieux accueillir pour améliorer votre Employer Branding 

Dès le premier jour, vous devez faire en sorte que le Talent se sente bien dans son nouvel environnement. Il sera alors plus motivé et engagé dans son travail. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour le garder et pour qu’il devienne rapidement un employé-ambassadeur. 

Certaines grandes entreprises comme Google, Facebook ou LinkedIn ont en commun plusieurs éléments pour réussir leur onboarding : 

• Prendre le temps de se préparer ; 
• Commencer bien avant l’arrivée ; 
• Faire valoir sa culture d’entreprise ; 
• Faire participer l’équipe ; 
• Familiariser aux outils de travail ; 
• Mettre l’accent sur la formation initiale. 

Alors pourquoi ne pas vous inspirer d’eux ? 

Les risques d’un mauvais onboarding 

L’accueil des collaborateurs est important à bien des égards. S’il n’est pas réussi, vos employés pourront facilement se décourager et se désengager. En ne préparant pas l’arrivée d’un nouveau salarié, il se peut que cette personne ne trouve simplement pas sa place dans l’équipe et dans l’entreprise. Pourtant, la fidélisation de vos employés est un des points clés de votre stratégie de Marque Employeur, surtout chez les jeunes de la génération Y. Ces derniers n’hésiteront pas à démissionner s’ils sont mal accueillis. Vous l’aurez compris, un onboarding raté peut coûter cher à votre Marque Employeur ! 

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L’onboarding commence avant même l’arrivée de l’employé 

Mettre tout en place à l’avance 

L’onboarding débute avant même l’arrivée du nouveau collaborateur dans les locaux. Ce « Pre Boarding » est également important. Car si vous ne communiquez pas correctement avant l’arrivée du collaborateur, votre image sera déjà écornée. Vos procédures d’onboarding et de Marque Employeur ne font qu’un. Faites une check-list de tout ce qui doit être prêt pour l’arrivée de votre employé. L’accueil des collaborateurs passe par un parcours d’intégration, avant le premier jour de travail et pendant les semaines, voire les mois suivants (voir mise en place d’un programme d’onboarding conseillées). Vous pouvez automatiser votre travail en utilisant des outils spécifiques pour l’envoi d’e-mails, par exemple, ou en utilisant un réseau social interne. 

Les informations à communiquer avant l’arrivée 

Pour votre image et le confort des deux parties, il est idéal d’envoyer suffisamment en avance les informations nécessaires à l’employé pour débuter chez vous en bonne et due forme. Après avoir félicité votre candidat, intégrez-le directement à votre équipe en le présentant. Un accueil des collaborateurs est réussi si toute une équipe participe à l’onboarding. Donnez-lui aussi des informations pertinentes pour qu’il puisse s’organiser et mieux comprendre votre entreprise : 

• Accès géographique ; 
• Dress code et organigramme ; 
• Agenda des événements à venir, etc. 

 Ces éléments font partie de « l’onboarding à distance ».  

Organiser les éléments pratiques 

Lorsque votre employé arrive sur les lieux, il faut que tout soit prêt au niveau logistique : Un bureau, une chaise et un espace de travail qui lui est dédié ; 

• Un ordinateur et tout le matériel nécessaire pour travailler ; 
• Ses identifiants, ses codes et son e-mail personnel ; 
• Son pass ou les codes pour accéder aux différents secteurs de l’entreprise ; 
• Son contrat et autres documents dont il a besoin. 

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Les bonnes pratiques pour l’accueil des collaborateurs 

Être accueillant 

Votre Marque Employeur fera bonne impression si vous êtes attentionné. Les managers auront un grand rôle à jouer car ils seront les principaux acteurs de cet onboarding. Ils doivent se montrer disponibles et renseigner les nouveaux collaborateurs sur tous les éléments de l’entreprise qui les intéressent. Agissez comme si vous aviez un invité. Offrez une brochure d’accueil ou des cadeaux de bienvenue par exemple. Autrement dit, retenez que chaque détail compte ! 

Donner les informations importantes 

Lorsque le nouvel employé arrive dans les locaux, il y a de nombreux autres informations à lui transmettre. Il peut s’agir des procédures en intérêt, du fonctionnement au sein de l’entreprise, comment les différents services communiquent, via quels canaux, les informations techniques… Il faudra aussi lui présenter les locaux, les différentes installations. Pensez à tous les aspects nécessaires à communiquer à votre nouveau collaborateur.  

Échanger avec l’équipe 

Outre une bonne logistique, l’onboarding des nouveaux employés passe par un échange essentiellement humain. Au travail, on se sent bien si l’on se sent intégré et considéré. Dès l’arrivée de l’employé, vous pouvez organiser des rencontres originales et ainsi renforcer votre culture d’entreprise.  

Certaines entreprises comme Prestashop ou iAdvise organisent des petits-déjeuners avec le directeur général par exemple. Vous pouvez préparer tous types d’événements pour favoriser les rencontres, notamment des : 

• Afterworks ; 
• Week-ends d’intégration ; 
• Jeux et événements sportifs, etc.   

Travailler votre formation 

Une formation initiale complète est une obligation pour réussir son onboarding. Évitez de laisser les nouveaux employés seuls face à leurs nouvelles missions. C’est le meilleur moyen de les décourager. Prenez-les en charge dès leur arrivée pour savoir comment pratiquer leur métier au sein de votre entreprise. Si vous embauchez plusieurs personnes en même temps, profitez-en pour organiser des formations en commun, leur permettant alors de se rencontrer et d’échanger. Cela permettra aussi de créer des liens entre employés. Pour compléter leur formation, fournissez-leur la documentation nécessaire (processus, mode d’emploi de logiciels…) auxquels ils pourront se référer en cas de besoins.  

Organiser un mentorat 

Évitez d’automatiser systématiquement vos outils de travail et de formation. Un employé peut rapidement se démotiver s’il a plus affaire à des machines qu’à des humains. En effet, presque un tiers des entreprises hautement automatisées perdent plus de 50% de leurs nouveaux salariés la première année. Les responsables auront donc à cœur d’attribuer des mentors à chaque employé pour les guider dans leurs tâches. Tout comme cela se fait dans les universités, ces mentors peuvent aussi les accompagner socialement parlant à travers votre entreprise. Pensez à eux pour organiser des événements d’intégration, durant la période d’essai et au-delà. En effet, suivant le job à accomplir, l’accompagnement peut prendre un certain. Il faut être conscient des questionnements et des difficultés que peuvent rencontrer les nouveaux venus, et à être présent pour eux.  L’expérience d’un candidat se construit tout au long de son parcours au sein de votre entreprise. La première brique que vous avez mise en place fut une procédure de recrutement agréable et positive. La seconde sera l’onboarding. Séduit par votre offre et vos promesses en tant qu’employeur, le candidat accepte de s’engager auprès de votre entreprise. Afin de ne pas le démotiver, il faudra l’accueillir de manière irréprochable, en restant cohérent avec votre Marque Employeur. Un employé heureux, c’est un employé proactif et engagé ! 

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